Τι λένε οι ειδικοί….
Μήπως αντί για «γιορταστικές καμπάνες», ακούς τον «κώδωνα του κινδύνου» να κρούει επίμονα, για μία προθεσμία που κινδυνεύεις να χάσεις ή απειλεί να σου χαλάσει τα σχέδιά σου για τις γιορτές; Συμβαίνει και στους συνεπέστερους επαγγελματίες… Όσο καλά κι αν έχεις προγραμματίσει τις δουλειές σου, πάντα μπορεί να προκύψουν απρόοπτα και να σε πάνε πίσω. Τι κάνουμε λοιπόν στην περίπτωση αυτή;
Από την Αννίτα Νιάκα (www.sofokleousin.gr)
Αυτές οι περιπτώσεις χρειάζονται μία διαφορετική προσέγγιση στις παραγωγικές μας συνήθειες. Ορίστε μερικές συμβουλές που θα βοηθήσουν να ολοκληρωθεί η δουλειά στην ώρα της, όσο πιεστική κι αν είναι η προθεσμία:
1. Μετάθεσε ή ανάθεσε τα υπόλοιπα
Το πρώτο που χρειάζεσαι τώρα είναι να καθαρίσει το μυαλό σου από οτιδήποτε άλλο, ώστε να μπορέσεις να συγκεντρωθείς. Βάλε στην άκρη οποιαδήποτε άλλη «προτεραιότητα», αναθέτοντας τα σημαντικότερα σε ανθρώπους που εμπιστεύεσαι. Εάν δε μπορείς να αναθέσεις σε κάποιον άλλο, προσπάθησε να μετακυλήσεις άλλες, πιο ευέλικτες προθεσμίες, φυσικά σε συνεννόηση με αυτούς τους οποίους αφορούν.
2. Σπάσε τη δουλειά σε τμήματα
Μία μεγάλη, σημαντική δουλειά με μικρό χρονοδιάγραμμα μπορεί να μοιάζει τρομακτική. Γίνεται πολύ ευκολότερη όμως, εάν τη διαχωρίσεις σε μικρότερα τμήματα, υπολογίσεις ένα χρονοδιάγραμμα για κάθε τμήμα και προσαρμόσεις το χρόνο και τη σειρά των εργασιών όπως εξυπηρετεί καλύτερα.
3. Χρησιμοποίησε ένα… χρονόμετρο
Εάν δίνεις μάχη με το χρόνο, βοηθάει να έχεις ένα ρολόι να «ανταγωνιστείς». Δώσε μία εκτίμηση για τον χρόνο που θα χρειαστείς για κάθε τμήμα της δουλειάς και βάλε τα δυνατά σου να τελειώσεις ακόμα ταχύτερα. Υπάρχει μία λεπτή γραμμή ανάμεσα στο να ρυθμίζουμε το χρόνο μας και το να κοιτάζουμε εναγωνίως το ρολόι κάθε λεπτό. Αλλά μία ματιά κάθε τόσο για να μη χάνεις την αίσθηση του χρόνου σου, θα σε βοηθήσει να παραμείνεις εστιασμένος/η και σταθερός/ή.
4. Επιστράτευσε τη μουσική
Η μουσική λειτουργεί σαν μετρονόμος. Μία ελαφρώς ζωηρή μουσική ίσως σε βοηθήσει να επιταχύνεις. Εάν κάποιο σημείο της εργασίας χρειάζεται ιδιαίτερα καθαρή, δημιουργική και ήρεμη σκέψη, μία πολύ χαλαρή μουσική θα μπορούσε να καλμάρει την ανυπομονησία σου, ώστε να μπορέσεις να συγκεντρωθείς καλύτερα. Επίσης, μία μουσική που σου αρέσει, θα σου φτιάχνει τη διάθεση και θα μειώνει την πίεση του χρόνου. Εάν η δουλειά που καλείσαι να ολοκληρώσεις έχει να κάνει με γράψιμο και κείμενα, καλύτερα να προτιμήσεις μουσική χωρίς λόγια.
5. Επανεξέταζε κατά διαστήματα
Το να εργάζεσαι γρήγορα, δε σημαίνει ότι πρέπει να εργάζεσαι και άτσαλα. Κάνε τακτικά σύντομα διαλείμματα, για να εκτιμήσεις ό,τι έχεις ήδη ολοκληρώσει και να δεις εάν σε κάποια σημεία η δουλειά ή οι διαδικασίες σου χρειάζονται αναπροσαρμογές. Η αποτίμηση μπορεί να συμβαίνει και όταν ολοκληρώνεις ένα τμήμα δουλειάς, αλλά μερικές φορές αυτό μπορεί να είναι πιο περίπλοκο και να βολεύει καλύτερα να κάνεις παύσεις στα ενδιάμεσα. Σε κάθε περίπτωση, αυτή η τακτική επανεξέταση βοηθάει να μην προχωρήσεις πολύ επάνω σε τυχόν λάθη, που μπορεί να σου στοιχίσουν πολλή ώρα αν τα δεις αργά.
6. Υπολόγισε χρόνο για ανασκόπηση
Όσο πιεστική κι αν είναι η προθεσμία, θέλεις να διατηρήσεις το ποιοτικό επίπεδο της δουλειάς σου. Γι’ αυτό -και ειδικά αφού βιάζεσαι- φρόντισε να έχεις υπολογίσει επαρκή χρόνο για να κάνεις μία τελική ανασκόπηση του συνολικού έργου, ώστε να εξασφαλίσεις ότι ανταποκρίνεται στις προσδοκίες. Εάν είναι δυνατό, πέρασέ το και σε κάποιον άλλο, που θα μπορεί να το δει με πιο «φρέσκια ματιά» και χρησιμοποίησε τα όσα παρατηρήσει για να κάνεις ένα τελικό «ρετουσάρισμα».
Τι λένε οι ειδικοί….
Μήπως αντί για «γιορταστικές καμπάνες», ακούς τον «κώδωνα του κινδύνου» να κρούει επίμονα, για μία προθεσμία που κινδυνεύεις να χάσεις ή απειλεί να σου χαλάσει τα σχέδιά σου για τις γιορτές; Συμβαίνει και στους συνεπέστερους επαγγελματίες… Όσο καλά κι αν έχεις προγραμματίσει τις δουλειές σου, πάντα μπορεί να προκύψουν απρόοπτα και να σε πάνε πίσω. Τι κάνουμε λοιπόν στην περίπτωση αυτή;
Από την Αννίτα Νιάκα (www.sofokleousin.gr)
Αυτές οι περιπτώσεις χρειάζονται μία διαφορετική προσέγγιση στις παραγωγικές μας συνήθειες. Ορίστε μερικές συμβουλές που θα βοηθήσουν να ολοκληρωθεί η δουλειά στην ώρα της, όσο πιεστική κι αν είναι η προθεσμία:
1. Μετάθεσε ή ανάθεσε τα υπόλοιπα
Το πρώτο που χρειάζεσαι τώρα είναι να καθαρίσει το μυαλό σου από οτιδήποτε άλλο, ώστε να μπορέσεις να συγκεντρωθείς. Βάλε στην άκρη οποιαδήποτε άλλη «προτεραιότητα», αναθέτοντας τα σημαντικότερα σε ανθρώπους που εμπιστεύεσαι. Εάν δε μπορείς να αναθέσεις σε κάποιον άλλο, προσπάθησε να μετακυλήσεις άλλες, πιο ευέλικτες προθεσμίες, φυσικά σε συνεννόηση με αυτούς τους οποίους αφορούν.
2. Σπάσε τη δουλειά σε τμήματα
Μία μεγάλη, σημαντική δουλειά με μικρό χρονοδιάγραμμα μπορεί να μοιάζει τρομακτική. Γίνεται πολύ ευκολότερη όμως, εάν τη διαχωρίσεις σε μικρότερα τμήματα, υπολογίσεις ένα χρονοδιάγραμμα για κάθε τμήμα και προσαρμόσεις το χρόνο και τη σειρά των εργασιών όπως εξυπηρετεί καλύτερα.
3. Χρησιμοποίησε ένα… χρονόμετρο
Εάν δίνεις μάχη με το χρόνο, βοηθάει να έχεις ένα ρολόι να «ανταγωνιστείς». Δώσε μία εκτίμηση για τον χρόνο που θα χρειαστείς για κάθε τμήμα της δουλειάς και βάλε τα δυνατά σου να τελειώσεις ακόμα ταχύτερα. Υπάρχει μία λεπτή γραμμή ανάμεσα στο να ρυθμίζουμε το χρόνο μας και το να κοιτάζουμε εναγωνίως το ρολόι κάθε λεπτό. Αλλά μία ματιά κάθε τόσο για να μη χάνεις την αίσθηση του χρόνου σου, θα σε βοηθήσει να παραμείνεις εστιασμένος/η και σταθερός/ή.
4. Επιστράτευσε τη μουσική
Η μουσική λειτουργεί σαν μετρονόμος. Μία ελαφρώς ζωηρή μουσική ίσως σε βοηθήσει να επιταχύνεις. Εάν κάποιο σημείο της εργασίας χρειάζεται ιδιαίτερα καθαρή, δημιουργική και ήρεμη σκέψη, μία πολύ χαλαρή μουσική θα μπορούσε να καλμάρει την ανυπομονησία σου, ώστε να μπορέσεις να συγκεντρωθείς καλύτερα. Επίσης, μία μουσική που σου αρέσει, θα σου φτιάχνει τη διάθεση και θα μειώνει την πίεση του χρόνου. Εάν η δουλειά που καλείσαι να ολοκληρώσεις έχει να κάνει με γράψιμο και κείμενα, καλύτερα να προτιμήσεις μουσική χωρίς λόγια.
5. Επανεξέταζε κατά διαστήματα
Το να εργάζεσαι γρήγορα, δε σημαίνει ότι πρέπει να εργάζεσαι και άτσαλα. Κάνε τακτικά σύντομα διαλείμματα, για να εκτιμήσεις ό,τι έχεις ήδη ολοκληρώσει και να δεις εάν σε κάποια σημεία η δουλειά ή οι διαδικασίες σου χρειάζονται αναπροσαρμογές. Η αποτίμηση μπορεί να συμβαίνει και όταν ολοκληρώνεις ένα τμήμα δουλειάς, αλλά μερικές φορές αυτό μπορεί να είναι πιο περίπλοκο και να βολεύει καλύτερα να κάνεις παύσεις στα ενδιάμεσα. Σε κάθε περίπτωση, αυτή η τακτική επανεξέταση βοηθάει να μην προχωρήσεις πολύ επάνω σε τυχόν λάθη, που μπορεί να σου στοιχίσουν πολλή ώρα αν τα δεις αργά.
6. Υπολόγισε χρόνο για ανασκόπηση
Όσο πιεστική κι αν είναι η προθεσμία, θέλεις να διατηρήσεις το ποιοτικό επίπεδο της δουλειάς σου. Γι’ αυτό -και ειδικά αφού βιάζεσαι- φρόντισε να έχεις υπολογίσει επαρκή χρόνο για να κάνεις μία τελική ανασκόπηση του συνολικού έργου, ώστε να εξασφαλίσεις ότι ανταποκρίνεται στις προσδοκίες. Εάν είναι δυνατό, πέρασέ το και σε κάποιον άλλο, που θα μπορεί να το δει με πιο «φρέσκια ματιά» και χρησιμοποίησε τα όσα παρατηρήσει για να κάνεις ένα τελικό «ρετουσάρισμα».